Rincian Kerja, Tugas dan Tanggung Jawab Operator Sekolah

Setelah saya membagikan beberapa informasi mengenai UKG, kali ini saya akan mencoba membagikan informasi mengenai Kerja, Tugas dan Tanggung Jawab Operator Sekolah. Kenapa saya memberikan informasi ini ? Ya .. karena tujuan saya yaitu memberikan informasi kepada sahabat Operator Sekolah dan juga memberikan pengertian kepada semua elemen Sekolah baik itu Guru, Kepala Sekolah maupun PTK lain yang bekerja di Lembaga Pendidikan agar lebih memahami dan mengerti betapa berat pekerjaan dan tanggung jawab sebagai Operator Sekolah sehingga tidak ada miss komunikasi antara Operator Sekolah dengan PTK di lembaga pendidikan. Tidak perlu panjang lebar lagi saya akan menjelaskan secara garis besar apa saja sich yang dilakukan sahabat Operator Sekolah.

A.  Entry Data (Aplikasi DAPODIK)

Kalau kita membahas masalah entry data Dapodik, maka tidak akan ada habisnya dikarenakan dalam proses pengentrian data ini selain harus valid data yang kita entry harus kita perbaiki secara berkala. Di bawah ini adalah rincian pekerjaan Operator Sekolah dalam entry data Dapodik.

Dalam proses entry data Dapodik yang pertama kali kita entry adalah data sekolah. Berikut rincian data yang kita entry pada menu sekolah.

data yang diperlukan adalah : SK Akreditasi, Izin Operasional, SK Pendirian Sekolah.

Pada menu sekolah kita wajib entry :

* Lokasi sekolah Meliputi :

1. RT / RW 
2. Nama Dusun, 
3. Kode Pos
4. Lintang 
5. Bujur

* Data Pelengkap Meliputi :

1. Kebutuhan khusus yang dilayani
2. SK Pendirian Sekolah
3. Tanggal SK Pendirian
4. Status Kepemilikan
5. SK izin Operasional
6. Tanggal SK izin Operasional
7. Nomor Rekening
8. Nama bank
9. Cabang KCP/Unit
10. Rek. atas nama
11. Luas tanah milik
12. Luas tanah bukan milik
13. NPWP

* Kontak Sekolah Meliputi :

1. Nomor telepon
2. Nomor fax
3. Email
4. Website

Selain menu sekolah utama di atas, masih ada sub menu sekolah meliputi :

• Data periodik
• Sanitasi
• Block grant
• Paket keahlian yang dilayani
• Layanan khusus
• Program Inklusi
• Yayasan
• Relasi dunia usaha dan Industri
• Unit Produksi
• MOU kerjasama

NB : Didalam sub menu ini ada isian entry data yang jumlahnya kurang lebih hampir sama dengan entry data di menu utama Sekolah diatas. Jika saya kalkulasi dengan waktu, maka dalam proses entry data sekolah saja membutuhkan waktu kurang lebih 1 jam agar data benar-benar valid !

Setelah menyelesaikan tab Menu Sekolah, maka operator sekolah akan menuju tab menu berikutnya yaitu Sarpras (Sarana Prasarana) lihat gambar dibawah ini

Pada menu Sarpras kita wajib entry :

Menambah sarpras apa saja yang ada di sekolah anda SATU per SATU mulai dari ruang teori kelas, ruang administrasi, Lab, Perpustakaan, ruang Kepsek, Kamar mandi, UKS dan masih banyak lagi ruang yang lainnya. Apakah sudah selesai setelah membuat Sarpras ini ? jawabnya BELUM, setelah membuat ruang maka yang perlu dilakukan adalah input kondisi sarpras yang kita buat tadi. Input kondisi sarpras meliputi :

1. Kerusakan penutup atap
2. Kerusakan Lisplang
3. Kerusakan Penutup (listplafon)
4. Kerusakan kolom ring balok
5. Kerusakan cat dinding
6. Kerusakan daun pintu
7. Kerusakan Struktur bawah
8. Kerusakan Pondasi
9. Kerusakan Listrik
10. Kerusakan rangka atap
11. Kerusakan rangka plafon
12. Kerusakan cat plafon
13. kerusakan dinding
14. Kerusakan Kusen
15. Kerusakan daun Jendela
16. Kerusakan penutup lantai
17. Kerusakan sloof
18. Kerusakan air hujan rabatan

NB : Jika kita tidak melakukan input kondisi di atas, maka data yang kita entry TIDAK DAPAT DISIMPAN. ingat input kondisi diatas dilakukan SATU PERSATU tiap Ruang yang kita entry. Misalkan kita entry 10 ruang maka kita juga wajib input kondisi seperti di atas sebanyak 10x Luaaarr biasa !

Apakah dengan ini pekerjaan entry sarpras sudah selesai ? Jawabnya adalah BELUM, kita masih harus melengkapi data pelengkap tiap-tiap ruang dengan mengisi data melalui Sub menu yang meliputi sarana dan buku. Di dalam Sub menu sarana, kita harus mengisi barang apa saja yang ada di dalam ruang tadi, seperti meja, kursi, lemari, komputer, printer dan masih banyak pilihan barang yang harus kita input sesuai keadaan yang sebenarnya.

NB : dalam input sarana kita wajib melengkapi data periodik serana tersebut sebagai contoh, kita entry KURSI, maka kita harus melengkapi data periodiknya seperti berapa jumlah kursi, milik/bukan milik, serta layak atau tidak layak sarana tersebut. Ingat semua harus kita entry SATU per SATU. Jika kita kalkulasi dengan waktu, maka dalam proses entry data Sarpras ini membutuhkan waktu kurang lebih 2 - 5 jam agar data benar-benar valid. Waoooww Supeeerr !!

Apakah sudah selesai pekerjaan Operator Sekolah setelah melakukan entry data sekolah dan Sarpras? Jawabnya BELUM jika dilihat dari persentase, maka sampai tahap ini baru sekitar 20% saja jadi masih ada 80% lagi proses entry data yang harus dilakukan. Setelah entry Sarpras, maka Operator Sekolah wajib mengisi Menu PTK. Dalam mengentry menu PTK maka Operator Sekolah wajib memiliki berkas-berkas data dari tiap-tiap PTK. Berkas yang diperlukan adalah :

1. KK (Kartu Keluarga)
2. KTP (Kartu Tanda Penduduk)
3. Ijazah Terakhir
4. SK Pertama
5. SK CPNS
6. SK PNS
7. SK Pembagian Tugas
8. Sertifikat Sertifikasi

Setelah Operator Sekolah memiliki semua berkas di atas dari tiap-tiap PTK, maka anda telah siap untuk proses entry data PTK tersebut. Dibawah ini saya berikan rincian dalam pengerjaan entry data PTK di Aplikasi Dapodik.

Gambar disamping adalah gambar menu PTK.

Langkah untuk entry data PTK adalah klik sub menu "Tambah", maka anda akan mendapatkan halaman yang berisi :

1. Nama PTK
2. Jenis Kelamin
3. NUPTK
4. NIK
5. Tempat Lahir
6. Tanggal lahir
7. Nama ibu kandung

Setelah anda melengkapi data di atas, maka anda bisa menyimpan data PTK tersebut. Apakah Sudah selesai hanya dengan ini? jawabannya BELUM, data ini hanyalah data awal dari proses pengentrian PTK. Setelah anda membuat data awal PTK ini maka langkah berikutnya adalah klik sub menu "Ubah" letaknya disamping tombol menu "Tambah". Setelah anda klik ubah, maka anda akan melihat data yang sebenarnya yang berisi.

* Identitas meliputi :

1. Nama PTK
2. Jenis Kelamin
3. NUPTK
4. NIK
5. Tempat Lahir
6. Tanggal lahir
7. Nama ibu kandung

* Data Pribadi Meliputi :

1. Alamat jalan
2. RT / RW
3. Nama Dusun
4. Desa / Kelurahan
5. Kecamatan
6. Kode Pos
7. Agama 
8. Status Perkawinan
9. Nama Suami/Istri
10. NIP Suami/Istri
11. Pekerjaan Suami/Istri
12. NPWP
13. Kewarganegaraan

* Kepegawaian Meliputi :

1. Status Kepegawaian
2. NIP
3. NIY/NIGK
4. NUPTK
5. Jenis PTK
6. SK Pengangkatan
7. TMT Pengangkatan
8. Lembaga Pengangkatan
9. SK CPNS
10. TMT CPNS
11. TMT PNS
12. Pangkat Golongan
13. Sumber Gaji

* Kompetensi Khusus Meliputi :

1. Punya lisensi Kepala Sekolah
2. Keahlian Laboratorium
3. Mampu menangani kebutuhan khusus
4. Keahlian Braille
5. Keahlian bahasa Isyarat

* Kontak Meliputi :

1. Nomor Telp. Rumah
2. Nomor HP
3. Email

Apakah sudah selesai setelah melakukan input data di atas? Jawabnya adalah BELUM, langkah selanjutnya masih di dalam Sub Menu "UBAH" masih ada Sub. Menu lagi yang meliputi :

1. Data anak
2. Beasiswa
3. Buku yang pernah ditulis
4. Diklat
5. Karya Tulis
6. Kesejahteraan
7. Tunjangan
8. Tugas Tambahan
9. Inpassing Non PNS
10. Penghargaan
11. Nilai Test
12. Riwayat Gaji Berkala
13. Riwayat Kepangkatan
14. Riwayat jabatan pendidik / Tenaga Kependidikan
15. Riwayat Pendidikan Formal
16. Riwayat Sertifikasi
17. Riwayat Jabatan Fungsional

NB : Di dalam Sub menu di atas ini masih ada beberapa isian, jika saya tulis satu persatu maka tidak akan pernah selesai. 

Setelah melakukan semua proses diatas, maka selanjutnya adalah klik sub menu "Penugasan". Di dalam menu penugasan ini, maka Operator Sekolah wajib mengisi :

1. Penugasan
2. Nomor Surat tugas
3. Tanggal surat tugas
4. TMT Tugas
5. Sekolah induk
6. Keaktifan PTK

Langkah di atas adalah langkah terakhi proses entry data PTK. Jika kita kalkulasi dengan waktu, maka dalam proses entry data 1 PTK tiap Operator Sekolah membutuhkan waktu kurang lebih 45 - 1 jam agar data benar-benar valid. Itu hanya untuk 1 PTK, jika di sekolah ada 10, 20, 30 / 100 PTK bagaimana ?? silahkan di kalkulasi sendiri berapa banyak waktu yang di habiskan untuk proses entry data PTK ini.

Setelah proses entry data PTK, maka perjuangan sahabat Operator sekolah masih belum selesai. Pekerjaan yang masih menanti yaitu proses entry data SISWA / Peserta didik. Sebelum mengerjakan Entry data siswa, maka berkas siswa yang wajib dimiliki Operator sekolah adalah :

1. KK (Kartu Keluarga)
2. Ijazah tingkat sebelumnya
3. SKHUN tingkat Sebelumnya
4. KPS (bagi yng memiliki)
5. Gaji Orang tua
6. Tinggi dan berat badan siswa

Setelah Operator memiliki data diatas, maka siaplah seorang Operator Sekolah memulai proses entry data Siswa. Dibawah ini saya berikan rincian data yang akan di entry oleh Operator Sekolah beserta Screen shotnya.

Sekarang saatnya saya memberikan rincian dari data yang akan di entry oleh Operator Sekolah.

Langkah pertama silahkan anda klik menu Peserta didik lalu klik sub menu "Tambah", maka anda akan mendapatkan halaman baru yang berisi :

1. Nama siswa
2. Jenis Kelamin
3. NIK
4. Tempat Lahir
5. Tanggal Lahir
6. Nama Ibu kandung
7. Jenis Pendaftaran

Setelah anda lengkapi data di atas, maka langkah berikutnya adalah, klik "pindahkan ke tabel utama" letaknya di pojok kanan atas. Maka anda akan mendapati isian data meliputi :

* Data Pribadi Meliputi :

1. Nama
2. Jenis Kelamin
3. NISN
4. NIK
5. Tempat Lahir
6. Tanggal Lahir
7. Agama
8. Berkebutuhan Khusus
9. Kewarganegaraan
10. Alamat Jalan
11. RT / RW
12. Nama Dusun
13. Desa / Kelurahan
14. Kecamatan
15. Kode Pos
16. Tempat Tinggal
17. Moda Transportasi
18. Nomor Telp. Rumah
19. Nomor HP
20. Email
21. Penerima KPS
22. Nomor KPS

* Data Ayah Kandung Meliputi :

1. Nama
2. Tahun Lahir
3. Pendidikan
4. Pekerjaan
5. Penghasilan
6. Berkebutuhan Khusus

* Data Ibu Kandung Meliputi :

1. Nama
2. Tahun Lahir
3. Pendidikan
4. Pekerjaan
5. Penghasilan
6. Berkebutuhan Khusus

* Data Wali Meliputi :

1. Nama
2. Tahun Lahir
3. Pendidikan
4. Pekerjaan
5. Penghasilan

Setelah para Operator Sekolah melengkapi semua data di atas, maka silahkan klik "simpan". Setelah data tersimpan dan telah pindah ke tabel utama, maka langkah berikutnya adalah dengan klik sub menu "UBAH" disamping tombol sub menu "Tambah". Didalam sub menu Ubah ini, para Operator Sekolah wajib melakukan entry data Periodik siswa meliputi :

1. Tinggi badan
2. Berat badan
3. Jarak rumah kesekolah (dalam kilometer)
4. Waktu tempuh ke sekolah
5. Jumlah saudara kandung

NB : Data periodik ini sangat penting, karena jika tidak melengkapinya maka kita tidak akan bisa melakukan sinkronasi.

Setelah melengkapi data periodik siswa, maka berikutnya silahkan klik sub menu "Registrasi Peserta Didik". Setelah anda klik, maka akan muncul halaman yang berisi data meliputi :

1. Jenis Pendaftaran
2. Nomor Induk Peserta Didik / NIS
3. Tanggal Masuk Sekolah
4. Paket Keahlian
5. Nomor Peserta Ujian Tingkat sebelumnya
6. Nomor seri Ijazah Tingkat Sebelumnya
7. Nomor Seri SKHUN Tingkat Sebelumnya

Klik tombol simpan setelah anda melengkapi data yang diminta di atas. Pada tahap ini Operator Sekolah telah berhasil melakukan input 1 (SATU) data SISWA.. Ingat ya SATU DATA SISWA.. hmmm menakjubkan !!

NB : Jika kita kalkulasi dengan waktu, maka dalam proses entry data 1 siswa ini Operator Sekolah menghabiskan Waktu kurang lebih 30 menit - 1 jam. Jika di sekolah anda memiliki 50, 100, 200 atau bahkan 1000 siswa lebih, maka berapa waktu yang dihabiskan Operator Sekolah ? Jawabnya silahkan anda Kalkulasi sendiri.

Sudah capek apa belum anda membaca artikel ini ?? Semoga saja anda belum capek, karena yang mengerjakan Dapodik saja tidak capek apalagi kita yang "hanya" membaca saja.

Selanjutnya para Operator sekolah akan menuju menu ROMBEL (Rombongan Belajar), ya menu inilah yang membuat para Operator Sekolah Khawatir, karena menu ini menyangkut Tunjangan / Sertifikasi para guru, jika Operator Sekolah tidak teliti, maka habis sudah Tunjangan guru yang bersangkutan. Kembali ke topik utama tentang rincian entry data Rombel, di bawah ini saya berikan rinciannya.

Di dalam menu Rombel terdapat beberapa sub menu yaitu :

• Tambah
• Ubah
• Simpan
• Hapus
• Validasi 
• Kenaikan Kelas
• Anggota Rombel
• Pembelajaran
• Mata Evaluasi

Sebelum kita membuat Rombel, maka alangkah baiknya kita menyiapkan berkas seperti absensi kelas, Jadwal Mengajar dan SK Pembagian Tugas. Jika sudah terpenuhi maka kita langsung saja menuju Sub menu "Tambah". Disini kita dapat menambah Rombel sesuai dengan keadaan yang ada di sekolah anda, silahkan anda isi Rombel meliputi :

1. Jenis Rombel
2. Tingkat Pendidikan
3. Kurikulum
4. Paket Keahlian Satuan Pendidikan
5. Nama Rombel
6. Wali Kelas
7. Sarana Prasarana
8. Moving class
9. Kebutuhan khusus

Setelah anda mengisi semua data di atas, berarti anda telah berhasil membuat 1 ROMBEL. Apakah hal ini sudah Selesai ? Jawabnya BELUM.. langkah berikutnya silahkan anda klik Rombel yang anda buat tadi lalu klik tombol sub menu "Anggota Rombel". Di dalam Sub menu ini anda wajib memasukkan satu per satu siswa yang telah anda entry sebelumnya melalui Entry data Peserta Didik tadi. Masukkan nama siswa sesuai rombelnya, jika siswa dirasa sudah masuk ke dalam rombel, maka langkah berikutnya adalah klik tombol sub menu "Pembelajaran". Disinilah kita para Operator Sekolah dituntut harus lebih teliti, karena di sini menyangkut TUNJANGAN. Kenapa bisa ?? karena disini kita memasukkan jumlah jam mengajar satu per satu tiap guru mapel. Setelah anda klik sub menu pembelajaran maka anda akan menemukan halaman baru yang berisi nama-nama mapel (Mata Pelajaran) seperti pendidikan agama, PKN, Bahasa Indonesia, Bahasa inggris, IPA, IPS dan masih banyak mata pelajaran yang lain. Untuk Lebih Jelasnya silahkan anda lihat screen shot gambar dibawah ini :

Silahkan anda klik salah satu Mapel yang ingi anda entry data-datanya. Setelah anda klik Mapelnya maka Operator sekolah wajib mengisi data tiap Mapel meliputi :

1. Bidang Studi
2. Nama Bidang Studi Lokal
3. Jam
4. Nama PTK / Guru yang mengampu Mata pelajaran tersebut
5. SK mengajar
6. Tanggal SK mengajar

Setelah anda melengkapi data di atas, maka anda telah berhasil melengkapi 1 (Satu) MAPEL saja, ulangi langkah seperti di atas demi melengkapi semua Mapel yang ada di dalam Rombel tersebut.

Apakah sampai disini sudah selesai ? Jawabnya adalah BELUM, karena ini tadi hanya contoh membuat 1 Rombel Saja. Jika di Sekolah anda memiliki 3, 6, 10 atau bahkan 20 lebih, maka Operator Sekolah harus menyelesaikan semua tahap di atas sesuai Jumlah Rombel yang ada di Sekolahnya.

NB : Jika di kalkulasi, maka untuk membuat 1 Rombel dan menyelesaikannya hingga anggota rombel dan pembelajarannya menghabiskan waktu antara 1 - 2 jam karena pada tab pembelajaran kita harus dituntut agar lebih teliti lagi. Itu hanya 1 Rombel, lalu berapa banyak Rombel yang ada di sekolahan Bapak/Ibu ?? jika ada 10 Rombel maka silahkan di kalkulasi berapa banyak Waktu yang di habiskan Operator Sekolah dalam mengentry data Rombel ini.

Apakah sampai disini Sudah selesai Pekerjaan, Tugas dan Tanggung Jawab Operator Sekolah ?? Jawabnya adalah BELUM.. Proses di atas ini hanyalah Proses ENTRY DATA di Aplikasi Dapodik, setelah melakukan entry data dan sukses Sinkronisasi, maka tugas yang di lakukan oleh seorang Operator Sekolah adalah Menjaga dan Merawat data tersebut di Website-website yang telah di sediakan Oleh Pemerintah dalam hal ini Kementrian Pendidikan guna Menjaga dan Merawat data Tersebut. Bagi anda yang belum tahu website / situs apa saja yang harus di kunjungi Operator sekolah demi manjaga dan merawat data tersebut. Silahkan anda klik Link di bawah ini :

Website / Situs yang wajib dikunjungi Operator Sekolah

Apakah setelah mengunjungi situs di atas, secara otomatis akan bisa terawat dan terjaga kualitas data yang telah di Sinkron melalui aplikasi Dapodik tadi ? Jawabnya adalah TIDAK.. Operator sekolah harus melakukan verifikasi dan validasi SATU per SATU data yang telah mereka Sinkron tadi. 

Berhubung Tangan sudah capek mengetik, maka untuk rincian kerja, tugas dan tanggung jawab Operator Sekolah dalam merawat dan Menjaga Kualitas data akan saya lanjut di kemudian hari. Terimakasih anda telah membaca artikel saya ini, semoga dengan membaca artikel ini, maka saya harapkan agar tidak ada lagi miss komunikasi antara Operator Sekolah dengan Guru, Kepsek atau PTK yang lainnya. Karena Pekerjaan Operator Sekolah tidak hanya sebatas ENTRY DATA di APLIKASI DAPODIK, tapi Juga Menjaga dan Merawat Data tersebut secara Berkala.

Bersambung..